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motoaliang - 系統思考 | 2019-04-03 | 人氣:238

時間管理-1-事件分類

 

新的一年已經開始,各家公司正朝著設定好的目標一步一步的在實現中,今天不談目標設定,也不談KPI或績效管理,今天我們來談談管理學中很重要的一環,本期就跟小摳老師一起來探討時間管理吧!

 

職場或人生都一樣,不是埋著頭做就好,用對方法管理自己,成功才會靠近,很多人對時間管理的定義,就是鞠躬盡瘁的用盡自己每一秒的時間,妥善利用零碎的時間、不要浪費一分一秒,這種管理方式,沒有錯,但比較像是早期工業時代下的作法,那個時代因為沒有完善的作業流程,也不懂妥善規劃,所以導致許多零碎時間產生,如果用這種方式管理自己,很容易陷入瞎忙或是窮忙的窘境,付出的勞動力,與時間成正比,但卻無法產生知識經濟,這方式在現在這個講求斜槓的社會來說,似乎很難行得通,。

 

時間可以說是每個人最珍貴的資產,每個人一天都只有1440分鐘,沒有人有例外,不是用了多少時間去工作才會換來成功,而是該如何妥善分配這些時間才成為了成功與否的分水嶺。

 

時間管理的第一步,就是把每天計畫要做的事情做好分類,按照事情的輕重緩急做出行動計畫。因為每個人的能力不盡相同,職責也不同,所以分類標準與原則會略有不同,但大家可以用最簡的的方式,「不做會怎樣」來當作分類的界線

 

 

 

第一類:「緊急又重要」的事。

如果處理不當,會導致嚴重後果,因此要優先因應,第一時間要完成,但如果事先做好規劃,即可降低碰到這類問題的機率。

 

第二類:「不緊急但重要」的事。

這類問題才是真正應該全心投入的,不可一再拖延,一定要趁著時間還沒有產生急迫性的時候做好規劃,擬定具體目標和化整為零的計畫並按造計畫執行,以免轉變成緊急又重要的問題。

 

第三類:「緊急次重要」的事。

通常這些都是很急、很臨時性的瑣事,這種急迫的事情一定要處理,但是時間佔比不宜過多、這些看起來似乎需要立刻採取行動的事情,可以先想想完成這些事項是否只是在滿足別人的要求,不馬上做的話會怎樣?能否加以婉拒?

 

第四類:「不緊急不重要」的事。

這一類事情沒有時間壓力,與你的工作也不一定有直接相關,可以留到最後有空再做做,甚至是可以託付給別人完成。

 

 

事件分類,我想這是時間管理中最基本的功課,但卻是大家最容易忽略的事情,通常一接獲任務就會,埋頭苦幹盡快想去完成,但在多能工的職場環境中,事情總是如雪花般的不斷飄來,所以總是會有時間不夠用的問題,這時候不妨靜下心來,工作之前先對一天甚至一週的工作做檢視並逐一做好分類,預留一點時間來應付突發狀況,如此將會讓我們處理事情能更加的得心應手,這一期先與大家分享時間管理中事件分類的原則,下一期再來接續分享喔…….

作者:林福全(小摳)

Blog:https://colaall13920.blogspot.tw/

                                                           

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